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这篇文章非常有意思,首次发表于 1974 年。观点现在看依然很新鲜。内容看似是写给管理者的,但我觉得也是写给每个人的。
因为,在工作中与他人协作是避免不了的。而有协作就会有任务分配和时间分配。不知道大家在工作中有没有那种活不知道怎么的就跑到自己身上的状态。我反正感受很深。
作者通过一个猴子的隐喻很好的解释了这个现象。当两个人在沟通一件任务时,这件任务就是一个猴子。我们经常遇到其他人(或下属)的求助时,我们会随口说一句“我现在比较忙,等我一会看一下。”
当这句话说出口时,猴子便跳到了你的身上,你变成了这件任务的责任人。然后你的时间开始被占用,你的手头任务被积压。
当我们理解了“猴子”的概念后,我们其实可以更有意识地管理自己的时间和责任。避免随口答应承担任务,这其实是一个很重要的技能。
正文:
为什么经常看到管理者时间不够用,而他们的下属却常常无事可做?
在这里,我们将探讨“时间管理”的含义,主要是指管理者在和老板、同事、下属打交道时,怎么安排好时间。
具体来说,我们将讨论三种时间管理:
老板强加的时间。用于完成上级指派的任务,管理者不能无视这些任务,否则会受到直接和迅速的惩罚。
系统强加的时间。用于满足同事提出的支援请求。忽视这些请求也会导致惩罚,尽管并不总是那么直接或迅速。
自设时间。用于完成管理者自己提出或同意的工作。不过,这种时间通常会被下属占用,所以也被称被下属占用时间。
而剩下的部分才是管理者自己的时间,称为自由支配时间。在自己支配的时间里管理者无需担心受罚,因为上司和系统都不知道这些事,他们自然也就无法因疏漏而施加惩罚。
为了满足诸多要求,管理者必须精准把控自己的工作时间与工作内容。由于上司和系统对他们提出的要求有处罚风险,因此管理者不能擅自更改这些指派。因此,自我支配的时间便显得尤为重要。
管理者应尽量减少或取消下属占用时间,从而增加自主支配时间。如此一来,他们将拥有更多的时间来从容应对上司和系统指派的任务。
实际上,许多管理者在处理下属事务上所耗费的时间,远超他们自身预期。因此,我们将使用“如猴在背 “的隐喻来深入探究下属占用的时间是如何产生的,以及管理者能采取哪些措施来应对。
一、猴子在哪里?
让我们设想一个画面:一位管理者正走在大厅里,他注意到他的一位下属正朝他走来。两人见面后,下属很礼貌地打了招呼:”早上好。对了,我们遇到了一个问题。你看….”。随着下属的继续,管理者发现这个问题似曾相识,与下属之前提出的另一个问题有两个相似之处:
- 自己了解的足够多,可以介入这个问题;
- 但又知道的不够多,无法当场做出决定;
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